Документы для сертификации и декларирования СИЗ

Комплекты для двух форм подтверждения соответствия совпадают лишь частично. При декларировании собранное оценивает сам заявитель, при сертификации — сторонний орган. Поэтому второму требуется больше исходных данных.

Сначала определите, что требуется для вашей продукции: декларирование или сертификация СИЗ. Затем сверяйте комплект с соответствующим перечнем. Ниже обязательные позиции отделены от дополнительных материалов, которые могут понадобиться при выполнении выбранной схемы.

Отправная точка для декларирования — пункт 5.10 ТР ТС 019/2011, для сертификации — пункт 5.17. Одного перечня недостаточно: учитывайте процедуры выбранной схемы и правила оформления, а при регистрации в России — Правила № 936. Список из другого регламента не заменяет эту проверку. Если исходных данных недостаточно для идентификации и оценки, комплект потребуется дополнить.

Документы, общие для декларирования и сертификации

Четыре группы сведений понадобятся при любой форме.

Кто обращается за подтверждением. Подпункт 1 обоих перечней требует регистрационные документы заявителя. По ним устанавливают полное и сокращённое наименование, организационно-правовую форму, адрес, запись в государственном реестре, ИНН и реквизиты свидетельства о постановке на налоговый учёт.

Как описана продукция. В подпункте 2 нужны наименование, описание и эксплуатационные документы. Укажите ТУ, если выпуск ведётся по ним. При изготовлении по межгосударственному или национальному стандарту назовите этот стандарт. Требование общее для обеих форм.

Сведения об изделии и его идентифицирующих признаках, включая заявляемое количество — серия, партия или единица — и код по классификатору продукции либо код ТН ВЭД. Для сертификации сюда же входят сведения об изготовителе.

Где ведётся выпуск. При регистрации декларации понадобятся адреса производственных площадок: это требование регистрационных правил, а не отдельная строка исходного перечня ТР ТС 019/2011. Для площадки вне Союза сначала указывают глобальный номер расположения, при его отсутствии — другой идентификатор, а если нет и его — географические координаты. В бланке сертификата сведения об изготовителе и адресах производства заполняют в предназначенном для них поле.

Отдельно про заявку. При сертификации заявитель подаёт её в орган по сертификации — это прямо предусмотрено пунктом 5.17. При декларировании заявки в привычном смысле нет: заявитель принимает декларацию самостоятельно, а заявление подаётся уже на регистрацию принятого документа.

Ещё одна общая часть — сведения, идентифицирующие саму продукцию. Регламент требует, чтобы изделие можно было однозначно соотнести с позицией Приложения № 4 и с заявленными защитными свойствами. На практике это означает описание конструкции, перечень применённых материалов и комплектующих, указание вида защиты и класса, а для многофункциональных изделий — перечисление всех защитных свойств, которые заявляются. По записи «костюм рабочий» нельзя определить позицию перечня и составить программу испытаний: описание не раскрывает назначение и защитные свойства.

Стоит сразу сверить бумаги с самим изделием: расхождение между описанием и образцом — одна из типичных причин возврата материалов на доработку.

Документы для декларирования

Для принятия декларации необходимы четыре группы: регистрационные сведения, техническая и эксплуатационная документация, применённые стандарты или принятые решения и результаты исследований.

Для третьей позиции выберите один из двух вариантов. Если применены межгосударственные или национальные стандарты из перечней к регламенту, укажите их и используемые части. Если они не применялись, опишите технические решения, которыми обеспечена безопасность.

Четвёртая позиция подтверждает результаты исследований, испытаний и измерений. Отказаться от испытаний нельзя: различия касаются доказательств и аккредитации исполнителя. Для 3Д и 4Д обязателен протокол аккредитованной лаборатории.

Для 1Д и 2Д участие третьей стороны не требуется — это предусмотрено пунктом 5.9. Однако собственные доказательства не означают отказа от испытаний: различия между лабораториями приведены в таблице выше.

Проверьте, позволяет ли протокол определить испытанные образцы и понять, какие требования оценивались и с каким результатом. Для 3Д и 4Д соблюдают условия пунктов 5.10–5.12. Если при 1Д или 2Д вы выбрали аккредитованную лабораторию, это не гарантирует регистрацию или отсутствие вопросов надзора. За полноту доказательств по-прежнему отвечает заявитель.

Для серийного выпуска по 1Д или 3Д проверьте, как организован производственный контроль. За него отвечает изготовитель или уполномоченное им лицо. Пункт 5.10 не перечисляет отдельно «акт производственного контроля», однако провести процедуру и подготовить подтверждающие материалы всё равно необходимо с учётом условий выбранной схемы.

Базу разрешено усилить по своему усмотрению. Регламент не возражает против приложенных протоколов, где изделие проверено на соответствие стандартам — национальным, межгосударственным, международным или стандартам самой организации, — а также против сертификатов из добровольных систем. Обязательными такие приложения не считаются. Как устроена каждая схема, разобрано в справке про схемы сертификации и декларирования СИЗ.

Документы для сертификации

Для обращения в орган подготовьте заявку и одиннадцать позиций комплекта по пункту 5.17. Основной язык подачи — русский. Если применимы требования другой страны Союза, понадобится также её государственный язык.

Первые две позиции совпадают с перечисленными выше: регистрационные сведения, наименование, технические условия, описание и эксплуатационная часть. В третьей вместо списка применённых стандартов приводят сведения об изготовителе.

Дальше начинается то, чего в перечне для декларирования нет:

• как изделие хранить, носить, чистить, ремонтировать, обслуживать, перевозить и утилизировать;
• какие рабочие характеристики оно имеет и где пролегают границы, за которыми применять его нельзя;
• из чего оно состоит — детали, комплектующие, запасные части;
• какие классы защиты обеспечивает;
• какой срок годности установлен для изделия и, если это применимо, для его компонентов;
• в какой упаковке поставляется;
• что означает каждый знак, нанесённый на изделие.

Эти семь позиций прямо предусмотрены регламентом. Правила ухода, границы применения и расшифровку знаков лучше подготовить вместе с конструктором до обращения в орган.

При 6С включите копию сертификата системы менеджмента. По пункту 5.17 его область должна охватывать проектирование и (или) производство заявленных СИЗ. Совпадения названия организации недостаточно. В остальных перечисленных случаях эта позиция не обязательна, но дополнительные материалы при оценке использовать можно.

Для схем 3С и 4С заявка должна содержать идентифицирующие признаки партии и входящих в неё единиц либо признаки единичного изделия — иначе объект подтверждения невозможно определить. Содержание процедур по каждой схеме подробно расписано в материале про схемы сертификации и декларирования СИЗ.

Дополнительные запросы следует соотносить с выбранной схемой. Например, для 5С и 6С проводится исследование проекта, поэтому материалы, описывающие конструкцию и технические решения, могут понадобиться для этой процедуры, даже если конструкторская документация не названа отдельной строкой пункта 5.17. Договор аренды и выписка ЕГРЮЛ «не старше 30 дней» не являются универсальными позициями этого перечня; основание и необходимый состав дополнительных материалов уточняют у органа по сертификации.

Что можно подготовить заранее

Две вещи снимают большую часть задержек на старте.

Первое — точно определить позицию Приложения № 4. От неё зависят форма, класс риска и набор доступных схем, а значит и состав комплекта. Ориентироваться нужно на вид защиты, а не на товарную группу: внутри одной группы позиции распадаются по разным классам. Критерии отнесения разобраны в материале про классы риска СИЗ.

Второе — проверьте готовность описания, эксплуатационной документации, стандартов или принятых технических решений и результатов испытаний. Их состав уже рассмотрен выше. Для отдельных процедур могут понадобиться материалы на сырьё и комплектующие, проектные решения и сведения о системе менеджмента. Они дополняют основной комплект и не обязательны для всех изделий.

Особого внимания стоят эксплуатационные документы и маркировка: их наполнение регламент расписывает подробно, а расхождения всплывают уже на экспертизе. Содержание эксплуатационных документов удобнее держать в голове четырьмя смысловыми блоками. Первый — про защиту: для чего изделие предназначено, от каких воздействий и в каких пределах защищает, какие показатели обеспечивает и при каких условиях они достигаются, а для конструктивно сложных изделий — как ими пользоваться. Второй — про обращение: хранение, перевозка, утилизация. Третий — про происхождение: кто изготовил, в какой стране, когда, до какой даты изделие годно. Четвёртый — формальные отметки: ссылка на регламент, единый знак обращения, гарантии изготовителя. У маркировки на самом изделии и у маркировки на упаковке перечни свои, и для упаковки он заметно длиннее.

Не назначайте всему архиву одну дату уничтожения. Участники процедуры отвечают за разные комплекты:

Заявитель сохраняет декларацию и доказательственные материалы десять лет. По пункту 5.13 отсчёт начинается с окончания её действия вследствие снятия продукции с производства или реализации последнего изделия партии.

У изготовителя либо уполномоченного лица комплект по пункту 5.20 хранится минимум десять лет после снятия СИЗ с производства. Импортёр либо поставщик сохраняет комплект на партию минимум десять лет после реализации последнего изделия.

Орган по сертификации оставляет у себя копии на весь период действия сертификата и ещё минимум пять лет после окончания — пункт 5.18. Лаборатория сохраняет копии протоколов минимум десять лет с даты оформления.

Пять лет действия серийной декларации — другой срок, установленный пунктом 5.13. Его не следует использовать вместо срока архивного хранения.

Частые вопросы

Нужен ли перевод документов для импортной продукции?

Да. Комплект на сертификацию подаётся по-русски — это прямое требование пункта 5.17. Маркировка и эксплуатационные документы тоже выполняются по-русски, а если законодательство конкретной страны Союза требует, то дополнительно и на её государственном языке. Латиницей разрешено оставлять коммерческое название изделия, зарегистрированный товарный знак, обозначения типа, марки и модели, артикул или товарный код, а также имя зарубежного изготовителя и его адрес. Так устроен пункт 4.11, и касается он именно маркировки и эксплуатационных документов; то же послабление работает при заполнении бланков сертификата и декларации.

Кто подписывает отправление в российский сервис регистрации? Обычно это заявитель, принявший декларацию, то есть зарегистрированное в России юридическое лицо или ИП, либо его уполномоченное лицо. Используется УКЭП. Подпись представителя органа по сертификации допускается в случае, указанном в абзаце втором пункта 3 Правил № 936. Передача бумажного комплекта по пункту 6 возможна только при регистрации через этот орган, а запись всё равно вносится электронно. Требование нотариального заверения должно иметь отдельное нормативное основание.

При оформлении партии продавец не становится автоматически лицом, выполняющим функции иностранного изготовителя, только из-за иностранного статуса изготовителя. Если заявитель принимает на себя такую роль, её подтверждают договором. В нём закрепляют два обязательства: обеспечивать соответствие поставляемой продукции регламенту и отвечать за её несоответствие.

Можно ли подать заявку без части документов и донести их позже?

Ответ различается для двух форм.

В течение пяти рабочих дней после поступления заявки на рассмотрение орган должен принять по ней решение — таков пункт 5.18. За это время не обязана завершиться вся процедура. Если комплект собирается поэтапно, заранее согласуйте порядок представления материалов и уточнений. Отсутствие подробного описания доработки в регламенте не доказывает, что запрос недостающего лишён нормативного основания.

Для российской регистрации проверьте полноту отправляемого комплекта: пункт 14 Правил № 936 относит недостающие сведения и документы к основаниям отказа. После исправления их подают заново в установленном порядке. Три рабочих дня по пункту 9 отсчитывают от представления всего необходимого, при соблюдении остальных требований. Отдельно предусмотрено исключительное продление передачи сведений из-за технических работ в системе. Подготовка доказательств и испытания в эти три дня не входят.

Где взять протокол испытаний, если своей лаборатории нет?

Создавать собственную лабораторию необязательно. Для 3Д и 4Д нужны результаты аккредитованной лаборатории. При сертификации её привлекает орган, который организует испытания. В 1Д и 2Д используются собственные доказательства: испытания проводят там, где выбрал заявитель, при соблюдении условий соответствующей схемы.

Когда аккредитация обязательна, до передачи образцов проверьте запись в реестре Росаккредитации. Сопоставьте её область с вашей продукцией и нужными методами испытаний. Без такого совпадения одно наличие записи не подтверждает выполнение условий процедуры.

Сколько образцов понадобится?

Количество определяют по программе, виду защиты и проверяемым показателям; фиксированного числа регламент не устанавливает. Учитывайте разрушающие методы: один экземпляр нельзя использовать повторно после его разрушения. Согласуйте запас до отбора. Досылка задержит работу, а если партия уже реализована, получить дополнительные образцы может быть невозможно.

Что делать, если технических условий нет?

Если собственных ТУ нет, сначала устанавливают, каким документом изготовитель определил требования к продукции и какие стандарты применил. Для выбранной процедуры представляют предусмотренные регламентом технические и эксплуатационные документы, достаточные для идентификации продукции и оценки применимых требований. Состав документов для конкретного изделия согласуют с исполнителем процедуры; недостающие материалы готовят вместе с изготовителем до подачи заявки.

Перед подачей проверьте ограничения применения и расшифровку маркировки: пробелы в этих разделах могут потребовать доработки. После выбора формы и схемы составьте окончательный список под конкретный вид защиты.

Комплект разумно собирать в электронном виде и хранить целиком, а не по частям у разных сотрудников: через несколько лет, когда подойдёт новая процедура или придёт запрос от надзора, восстановить разрозненное будет заметно труднее.

Оставьте заявку — пришлём точный список документов под вашу форму подтверждения и схему.